Personalverantwortliche tragen große Verantwortung – auch im Umgang mit den Daten ihrer Angestellten. Dabei arbeiten sie quasi täglich mit sensiblen Informationen. Von den Inhalten des Arbeitsvertrags bis hin zur Verarbeitung von Krankheitsmeldungen beinhalten diese Informationen auch besonders schutzwürdige personenbezogene Daten. Diese waren bereits vor dem 25. Mai 2018, seit dem die DSGVO ihre volle Wirkung entfaltet, in besonderem Maße geschützt. Doch seit der Einführung der DSGVO reicht ein verantwortungsbewusster Umgang und eine sichere Aufbewahrung der verwahrten Daten nicht länger aus. Die Datenschutz-Grundverordnung formuliert – neben einigen anderen neuen Regelungen – auch neue Dokumentationspflichten.

Datenschutz betrifft alle HR-Bereiche

Vom Recruiting über die Personalentwicklung bis hin zur Pflege der Mitarbeiter-Daten und der Archivierung von Personalakten – der Datenschutz betrifft alle Aufgabenbereiche von Personalverantwortlichen. Auch deshalb ist es unumgänglich, dass die eingesetzten Angestellten, über ein fundiertes Fachwissen rund um die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung in ihrem jeweiligen Aufgabengebiet verfügen. Neben dem sorgsamen Umgang mit personenbezogenen Daten, gilt es auch die umfangreichen Dokumentations- und Rechenschaftspflichten zu erfüllen. Schließlich geht mit der Einführung der DSGVO auch eine Beweislast-Umkehr einher. Gegenüber Betroffenen – aber auch gegenüber den Aufsichtsbehörden – müssen Unternehmen stets nachweisen können, dass alle Anforderungen der DSGVO eingehalten werden.

Wissen schützt vor Abmahnungen und Image-Schäden

Die große mediale Berichterstattung rund um die DSGVO, aber auch zwischenzeitlich aufgetretene Daten-Pannen, haben den Datenschutz stärker als zuvor in den öffentlichen Fokus gerückt. Deshalb ist es wichtig, dass alle Angestellten im Unternehmen zumindest über das nötige Grundlagenwissen verfügen. In Abteilungen, in denen jedoch besonders schutzwürdige personenbezogene Daten verarbeitet werden, genügt das bloße Basiswissen nicht länger aus. Besonders HR-Verantwortliche sollten deshalb in besonderem Maße im Umgang mit Daten geschult und mit den Anforderungen, welche die DSGVO formuliert, vertraut sein. Kommt es dennoch zu Daten-Pannen drohen neben Abmahnung auch empfindliche Strafen und ein nicht zu unterschätzender Reputationsverlust – sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation.

Angebote des Bitkom – Beratung und Weiterbildung im Datenschutz

Der Bitkom unterstützt Unternehmen auf vielfältige Weise beim Thema Datenschutz. Die Bitkom Akademie bietet ein breit gefächertes Schulungsangebot rund um zahlreiche Datenschutz-Fragen an. Das Seminar-Programm umfasst neben kostenfreien Live-Online-Seminaren auch Präsenz- und Zertifikatslehrgänge sowie individuelle Inhouse-Schulungen. Die Bitkom Consult unterstützt Unternehmen in Datenschutz-Fragen durch eine maßgeschneiderte Beratung. Zusätzlich übernehmen die Datenschutz-Experten des Bitkom auch Funktion von externen Datenschutzbeauftragten in Unternehmen. Außerdem bietet der Bitkom kostenfrei weiterführende Dokumente und Unterlagen – etwa Leitfäden, Handlungsanweisungen und Musterverträge – zum Download an. Darüber hinaus bietet der Bitkom mit der jährlichen Privacy Conference ein Forum zum Austausch unter internationalen Datenschutz-Experten. Die Privacy Conference 2019 findet am 17. September statt und widmet sich ganz dem Rückblick auf die Entwicklung im ersten Jahr, in dem die DSGVO ihre vollständige Wirkung entfaltete.