Soziale Nachhaltigkeit in der IT-Beschaffung

In einer gemeinsamen Initiative haben das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA) und der Digitalverband Bitkom die Verpflichtungserklärung zu den Einkaufsbedingungen für die sozial nachhaltige Beschaffung von ITK-Produkten und ITK-Dienstleistungen aktualisiert und eine Handreichung zur Anwendung der Verpflichtungserklärung veröffentlicht (hier zu finden). Die Handreichung beinhaltet Grundsätzliches zur Verpflichtungserklärung, wertvolle Informationen zur Einbettung dieser in die Ausschreibung und die notwendigen Maßnahmen der Bieter zur Teilnahme an Ausschreibungen mit der Verpflichtungserklärung. Daneben werden im Rahmen eines FAQ wichtige Fragen rund um den Einsatz der Verpflichtungserklärung beantwortet.

Ziel dieses Live-Online-Seminars ist es, Beschaffende und Bietende über die Hintergründe und die Handhabung der Verpflichtungserklärung und der Handreichung zu informieren und Ihre konkreten Fragen zum Einsatz der Verpflichtungserklärung zu klären.

• Sie erfahren die Hintergründe zu der Verpflichtungserklärung und warum soziale Nachhaltigkeitskriterien in der IT-Beschaffung eine wichtige Rolle spielen.
• Sie lernen, wie die Verpflichtungserklärung in Ausschreibungen richtig eingesetzt wird und wie die Handreichung Sie dabei unterstützen kann.

• Die Online-Seminare der Bitkom Akademie sind live, interaktiv und dialogorientiert. Sie können dem Referenten direkt Fragen stellen.
• Für die Teilnahme an unseren Online-Seminaren benötigen Sie lediglich einen aktuellen Browser und ggf. ein Headset.
• Unser Virtual Classroom ist von allen gängigen Desktop-Systemen (zu den Systemanforderungen) und den meisten mobilen Endgeräten (zu den Systemanforderungen) aus erreichbar. Darüber hinaus bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, telefonisch an unseren Live-Online-Seminaren teilzunehmen. Die Einwahldaten erhalten Sie per E-Mail.

Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Zoom

Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Onlinemeeting-Software „Zoom“ informieren.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Bitkom Servicegesellschaft mbH
Albrechtstraße 10
10117 Berlin
E-Mail: info@bitkom-service.de

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite des Onlinemeeting-Anbieters aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist jedoch nur erforderlich, um die ggf. benötigte Software für die Nutzung des Onlinemeeting-Dienstes herunterzuladen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir nutzen die Onlinemeeting-Software „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Dienst der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Bei Teilnahme an einem Online-Meeting können diese Kategorien von personenbezogenen Daten Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Angaben zu Ihrer Person: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild, Abteilung
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/ Hardware-Informationen
• bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei aller Online-Meeting-Chats
• bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion zu nutzen. Hierbei werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Online-Meetings die Daten des Mikrofons und/ oder der Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera und/ oder das Mikrofon jederzeit über die Onlinemeeting-Software des Anbieters deaktivieren bzw. stummschalten.

Die genannten Daten verwenden wir zur Durchführung eines Online-Meetings. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen dies vorab mitteilen und Ihre Einwilligung einholen. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen in der Onlinemeeting-Software angezeigt.
Wenn es zur Protokollierung der Ergebnisse eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Texteingaben protokollieren. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren die gestellten Fragen der Teilnehmer weiterverarbeiten.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Einige der genannten Daten sind jedoch zur Durchführung eines Online-Meetings erforderlich. Ohne die Mitteilung der zur Durchführung eines Online-Meetings benötigten Daten können Sie an dem Online-Meeting nicht teilnehmen. Die Mitteilung anderer Daten ist freiwillig, kann aber für die Nutzung von bestimmten Services erforderlich sein. Wir informieren Sie bei der Eingabe von Daten, wenn die Bereitstellung für den jeweiligen Service oder die jeweilige Funktion erforderlich ist. Diese Daten sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung zur Folge, dass der betreffende Service oder die betreffende Funktion nicht erbracht werden kann. Bei optionalen Daten kann die Nichtbereitstellung zur Folge haben, dass wir das Online-Meeting nicht in gleicher Form und gleichem Umfang wie üblich erbringen können.

Rechtsgrundlagen für die beschriebenen Datenverarbeitungen sind Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, soweit Sie in einem Arbeitsverhältnis zu uns stehen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Online-Meetings durchzuführen und diese effizient zu gestalten, soweit Sie Teilnehmer eines Online-Meetings sind, ohne zugleich Beschäftigter zu sein). Soweit wir ein Online-Meeting aufzeichnen, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Datenweitergabe an Dritte

Inhalte aus Online-Meetings stehen allen Teilnehmern zur Verfügung. Zudem hat der Anbieter der Onlinemeeting-Software Zugang zu Ihren Daten, soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung vorgesehen ist. Dies gilt nicht, soweit wir ein Online-Meeting mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung durchführen. In diesem Fall kann der Anbieter der Onlinemeeting-Software nicht auf die Inhalte eines Online-Meetings zugreifen. Im Übrigen behandeln wir Ihre Daten selbstverständlich vertraulich und übermitteln sie nicht an Dritte.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Bei den USA handelt es sich um ein Drittland außerhalb der Europäischen Union. Länder außerhalb der Europäischen Union handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden.

Wir haben mit dem Anbieter „Zoom“ den von der Kommission der Europäischen Union für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittländern bereitgestellten Datenschutzvertrag (Standard-Datenschutzklauseln) abgeschlossen. Dieser sieht geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei einer Verarbeitung in einem Drittland vor. Eine Kopie dieses Datenschutzvertrags können Sie unter den oben angegebenen Kontaktdaten anfordern.

Löschung der Daten

Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck, zu dem wir sie erhoben haben, nicht mehr erforderlich sind. Im Fall von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfolgt die Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten.

Ihre Rechte

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt, das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO), wenn die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt, und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Wenn wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

Unser Datenschutzbeauftragter

Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserem externen Datenschutzbeauftragten unterstützt. Nennen Sie im Falle einer Anfrage bitte das betreffende Unternehmen, um das es hierbei geht. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:

datenschutz nord GmbH
Niederlassung Berlin
Kurfürstendamm 212
10719 Berlin
E-Mail: office@datenschutz-nord.de