Checkliste zur Neufassung der GoBD

Nach über fünf Jahren wurde mit Datum vom 28. November 2019 eine Neufassung der GoBD verabschiedet, in der gerade innovative Prozesse wie etwa das »Mobile Scannen« sowie Vereinfachungen in Bezug auf »Ersetzende Konvertierungen« und im Zusammenhang mit Systemwechseln und Datenauslagerungen ihren Niederschlag gefunden haben. So stellt die Finanzverwaltung nun unmissverständlich klar, dass eine Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen kann. Eine weitere wesentliche Nachjustierung betrifft Erleichterungen im Zusammenhang mit Formatkonvertierungen. Auch hier hat die Finanzverwaltung die Zeichen der Zeit erkannt und gesteht den Unternehmen in ausgewählten Fällen nun die isolierte Aufbewahrung der konvertierten Fassung zu. Mit den am digitalen Fortschritt ausgerichteten Änderungen stellt das Update einen deutlichen Zugewinn an Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar. Damit wird die Neufassung der GoBD sowohl der Unternehmensrealität als auch den IT-technischen Gegebenheiten gerecht, gehen damit doch auch erhebliche Vereinfachungen sowie Möglichkeiten zur Prozessoptimierung einher. Die nun vorliegende Version 2.0 der GoBDCheckliste für Dokumentenmanagement-Systeme stellt vollumfänglich auf die Neufassung der GoBD ab und berücksichtigt die entsprechenden Änderungen.

Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS ) lassen sich originär elektronische sowie digitalisierte Dokumente verwalten.1 Eine DMS-Anwendung dient der Organisation und Koordination der Erstellung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung sowie geordneten Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art über ihren gesamten Lebenszyklus bzw. ihre vorgegebene Aufbewahrungsfrist im Unternehmen. Neben der Aufbewahrung für rein betriebliche Belange ist eine Vielzahl von Dokumenten aufgrund gesetzlicher Pflichten aufzubewahren. Dabei handelt es sich häufig um sogenannte steuerrelevante Dokumente oder Daten, die insbesondere für Zwecke der Betriebsprüfung vorgehalten werden müssen.

Die Vorgaben für die Aufbewahrung und Verfügbarmachung sind in den gesetzlichen Grundlagen (AO, HGB, UStG) sowie insbesondere in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) niedergelegt, welche spezielle Anforderungen an IT-gestützte Prozesse aus Sicht der Finanzverwaltung erheben.

Ausgehend von den Anforderungen der GoBD stellt die vorliegende Checkliste die daraus sich konkret ergebenden Anforderungen für ein DMS dar und gibt diverse Hilfestellungen, was es bei der Umsetzung innerhalb der Unternehmens-IT konkret zu beachten gilt. Die Checkliste richtet sich sowohl an die Hersteller von DMS-Anwendungen, als auch an Systemintegratoren sowie Anwender von entsprechenden Softwarelösungen.

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